5 smarta sätt att använda en växel på.

27:e september, 2023

Våra kunder visar gång på gång med sina innovativa lösningar att det inte finns ett facit för hur du ska bygga en växel. Det är snarare fantasin som avgör hur resultatet blir. Med inspirationen från våra kunder listar vi i denna artikel; 5 smarta sätt att använda en växel på.

1. Jourtelefon.

Arbetar du jour eller beredskap vill du kunna agera snabbt och hantera det inkommande ärendet. Kunden som ringer har ofta ett mer akut problem som behöver åtgärdas och tiden behöver vara effektiv.

Några möjligheter med växeln som gör att kunden får den bästa möjliga hjälpen:

När kunden ringer: Koppla en grupp mobilnummer till journumret och lägg till de som arbetar i jouren. Byt kopplade mobilnummer i gruppen helt fritt beroende på vem som jobbar. Det ringer på alla kopplade telefoner samtidigt och den som svarar först får samtalet.
Det kan även vara bra att ha en kö-funktion kopplad till växeln vilket betyder att ifall det är upptaget, väntar kunden kvar på tråden tills att du blir tillgängliga och får då hjälp direkt.
När du pratar med kunden: Stöter jourarbetaren på ett ärende som kräver en högre kompetens är det möjligt att vidarekoppla kunden till en annan tillgänglig person på bolaget. Alternativt att du pausar samtalet för att stämma av med kollegan för att därefter kunna hjälpa kunden.
Ska du vidarekoppla kunden men vill prata med och informera kollegan som ska ta över samtalet, innan vidarekoppling sker? Det fungerar alldeles utmärkt att göra.
Svarsservice är ett populärt alternativ hos företag för att få hjälp med att hanterar jourärenden. Då är det smart att ha ett växelnummer med öppettider för när svarsservicen ska vara behjälplig. Alla inkommande samtal under den öppettiderna vidarekopplas till svarservicens externa telefonnummer.

2. Porttelefon.

Koppla ett växelnummer till kontorets porttelefon. De personer som är på kontoret är kopplade till porttelefonen och kan enkelt släppa in besökare när det behövs. Aldrig mer en ensam utsedd ansvarig eller ett behov utav en kontorstelefon för att uppfylla samma syfte.

Ett väldigt enkelt knep som kommer uppskattas utav alla på kontoret och ge effekt direkt.

Ändra tillgänglighet i appen med ett knapptryck

3. Sjukanmälan.

Ett enkelt sätt att få in sjukanmälningar på är att ha ett växelnummer med enbart en röstbrevlåda kopplad till. Medarbetarna som behöver sjukanmäla sig kan ringa in, lämna ett röstmeddelande med namn, avdelning eller annan nödvändig information.

Självklart kan du också koppla växelnumret till en person som tar emot sjukanmälningarna. Att ha denna uppsättning med röstbrevlåda är uppskattat hos våra befintliga kunder som sparar tid på self-servicelösningen.

I appen hanterar du enkelt alla meddelanden och kan välja mellan att lyssna av dem eller få dem transkriberade.

4. Direktnummer till medarbetare.

Ett fastnummer kan användas på en mängd olika vis. En populär lösning är att använda fastnumret för att koppla samman med medarbetares befintliga mobilnummer. Då alla operatörer fungerar för Telness växel kan användarna därmed behålla sitt nuvarande mobilnummer men få ett företagsnummer utåt.

En sådan lösning skulle även innebära att medarbetarna själva kan styra över vilka tider de ska vara tillgängliga över telefon och ha sin egna röstbrevlåda som de enkelt kan hantera i appen.

Ett annat alternativ är att ha en vidarekoppling av samtalet ifall medarbetaren inte kan svara. Då kopplas samtalet exempelvis till växeln för företagets huvudnummer och ett personligt meddelande spelas upp. Meddelandet skulle kunna lyda ”Namn kan tyvärr inte svara just nu. Häng kvar så blir du vidarekopplad till vårt företagsnummer där någon av mina kollegor hjälper dig."

För företag är det också snyggt att ha alla interna nummer ifrån samma nummerserie.
Exempel:

Huvudnummer
079-100 1X X0

Direktnummer till medarbetare
079-100 1X X1
079-100 1X X2
079-100 1X X3
079-100 1X X4

5. Self-service med knappval.

Ett nummer till alla företagets avdelningar och möjligheten för kunden att koppla sig själv till den personen/avdelning som kunder söker. Resultatet blir att kunden känner sig redo att lyfta sitt ärende när ni svarar och hela hanteringen blir effektivare.

Psst, småföretag. Detta är en toppen lösning för att kunden ska uppfatta er som större. Alla knappval kan kopplas till samma person - Kunden får oavsett tryggheten att denne har hamnat rätt och därmed en bättre helhetsupplevelse.

Många kunder förväntar sig att företag idag erbjuder någon form av self-service i sin kundkontakt. Knappval är ett enkelt verktyg för att skapa ett proffsigare intryck, spara både er och kundens tid samt bli effektivare i hanteringen utav kundärenden.

En win-win-lösning som passar alla företag, alla branscher och som det går att utforma helt efter sitt egna behov.

Mer från bloggen

Oskar Arfwidsson, Tf Head of Customer Success på Telness.

10:e oktober, 2023

”Övriga” mobiloperatörer i ledningen i SKIs Kundnöjdhetsrapport 2023

När kunderna får säga sitt blir det tydligt vilka som verkligen lyssnar. Den senaste rapporten från SKI, Svenskt Kvalitetsindex, är ute och resultaten är förvånande för vissa, men inte för oss på Telness. Årets rapport visar att kundnöjdheten har förbättrats stadigt de senaste tre åren. Överlag är både konsumenter och företag nöjda med sitt val av mobiloperatör. Intressant nog är det de mindre varumärkena, så kallade "fighter brands", som får högst betyg.

6:e oktober, 2023

Möt Malin - vår nya Customer Success Manager

I vår senaste intervju delar Malin med sig av sin resa, dagliga rutiner på Telness och en spontan chansning som ledde till minnen för livet. Låt oss dyka rakt in och lära känna Malin lite bättre!

25:e september, 2023

Telness accelererar tillväxten med ytterligare nyckelrekryteringar

Telness, den framstående digitala mobiloperatören, är redo att skriva nästa kapitel i sin tillväxtresa. Med rekrytering av tre nya stjärnskott från områden som eSport, digital marknadsföring och storbolag, siktar Telness på att omdefiniera företagarnas telefonilösningar. Vill du veta mer om dessa spännande tillskott och hur de kommer att forma Telness framtid? Läs vår senaste pressrelease nu!